¿Cómo convertir una base de datos desordenada en el activo comercial más valioso del hotel? El modelo de Seaclub Mediterranean Resort con Journeytok

Ubicación

Alcudia – Mallorca (Islas Baleares)

Cliente

Seaclub Alcudia Mediterranean Resort

Partners

TEC-SOFT

Tipo

Caso verificado. Optimización y Activación de Base de Datos

RESUMEN

Seaclub Alcudia, un resort vacacional con 440 apartamentos situado en la costa de Mallorca, contactó con Journeytok por un problema concreto: el hotel contaba con un CRM, un hotspot y un PMS con años de registros acumulados, pero los datos eran inutilizables: duplicados masivos, emails de OTAs mezclados con contactos propios y registros procedentes de cuatro fuentes distintas sin ningún criterio de unificación.

Para Daniela Rohner, Directora Comercial del hotel, era vital que la integración del PMS con el CRM fuese perfecta y que los datos que provenían de diferentes fuentes estuvieran depurados.

Journeytok aceptó el reto y trabajó en refinar la integración bidireccional con Tec-soft (PMS) y en la limpieza y optimización de la base de datos, consiguiendo: 173.000 registros accionables, 40.000 perfiles duplicados detectados y fusionados y 13.400 clientes repetidores identificados. 

Ahora Seaclub puede activar campañas de email marketing y automatizar las comunicaciones con sus huéspedes.

1. El problema: una base de datos que no se podía usar

Cuando Seaclub se puso en contacto con nosotros, a través de su Directora Comercial Daniela Rohner, ya contaba con todo un set de herramientas tecnológicas: tenía un CRM, un hotspot y un PMS con años de registros acumulados. 

El problema fundamental era que ninguno de estos sistemas se integraba correctamente con los demás. Especialmente conflictiva era la falta de comunicación entre el PMS y el CRM. 

Los datos entraban por cuatro fuentes distintas (PMS, hotspot, CRM anterior y exportaciones CSV) sin ningún criterio de unificación. Sin integración real entre sistemas, cada plataforma acumulaba su propia versión de los mismos huéspedes: nombres con variaciones, emails distintos para la misma persona y miles de registros duplicados.

El CRM existía, sí, pero lanzar una campaña o crear automatismos con esos datos era prácticamente imposible.

  • 1

    Cuatro fuentes de datos sin integración real: PMS, hotspot, CRM anterior y miles de registros en archivos CSV, cada uno con su propia versión de los mismos huéspedes.

  • 2

    Duplicados masivos: el mismo huésped registrado varias veces con variaciones en nombre, email o teléfono.

  • 3

    Emails de OTAs inutilizables: una parte significativa de los contactos almacenados correspondía a direcciones genéricas de Booking, Expedia y touroperadores, no a los huéspedes reales.

  • 4

    Distintos proveedores tecnológicos involucrados en la recolección de datos con dificultad para entenderse entre sí. 

«La base de datos es el pilar de cualquier CRM. Trabajar con un CRM donde los datos no son fiables es como ir a ciegas. En cambio, cuando tienes información completa, actualizada, bien estructurada y además cuentas con una herramienta como Journeytok, es cuando realmente puedes definir y desarrollar una estrategia de comunicación que funcione.

Desde el principio, Journeytok entendió perfectamente lo que necesitábamos y se implicaron como si fuera un reto propio, consiguiendo integrar y unificar todos los datos para construir una base sólida sobre la que trabajar».

Daniela Rohner

Directora Comercial de Seaclub Alcudia

2. La visión: integración y fiabilidad

Daniela Rohner, Directora Comercial de Seaclub, tenía claro lo que necesitaba: una buena integración entre su PMS y su CRM y a partir de ahí, disponer de una base de datos ordenada y fiable que además pudiera alimentarse con sus datos históricos de varios años provenientes de varias fuentes. 

Cuando conoció a Journeytok, Daniela encontró además, la oportunidad de reducir el número de proveedores tecnológicos con los que trabajaba. Journeytok no solo les resolvía el problema de la integración con su PMS y el caos de su base de datos, sino que también les ofrecía, dentro del mismo sistema y con la máxima compatibilidad, un portal cautivo WiFi con Wifreezone, un chatbot con IA y la automatización completa de las comunicaciones con el huésped, tanto por WhatsApp como por email.

El coste del desorden:

Una base de datos con duplicados o inconsistencias reduce la eficacia del marketing en un 20% y consume entre el 15% y el 20% de los presupuestos tecnológicos en procesos redundantes.  

La oportunidad:

Miles de registros inutilizables  en cuatro sistemas distintos. Limpiarlos, unificarlos y activarlos significaba convertir años de historia del hotel en su activo comercial más valioso: clientes propios, identificados, con consentimiento comercial y listos para recibir comunicaciones.

.

«Realmente cambiamos de CRM porque es vital que esté integrado con el PMS, que además podamos contar con portal cautivo, herramienta de check-in, chatbot…. con el mismo proveedor es un gran plus, ya que “trabajar el dato” se vuelve más sencillo y completas el guest journey con una herramienta única.

Con la ventaja añadida de que tratar con un proveedor único siempre ayuda tanto en lo tecnológico como en lo humano, sobre todo si el equipo es tan cercano y resolutivo como el de Journeytok».

Daniela Rohner

Directora Comercial Seaclub Alcadia

  1. La solución: integración, limpieza y activación del dato con Journeytok

Limpiar y optimizar una base de datos con un histórico de muchos años no es una tarea sencilla. Requiere actuar no solo como un CRM sino como un CDP (Customer Data Platform): una plataforma que centraliza los datos del huésped procedentes de varias fuentes, los normaliza, los deduplica mediante algoritmos de fuzzy matching y machine learning, y los consolida en un único perfil optimizado listo para activar.

El primer paso fue establecer una integración nativa y bidireccional con Tec-soft, el PMS con el que trabaja Seaclub: Journeytok recibe la información de reservas y estancias en tiempo real y puede devolver datos al PMS sin intervención manual.

Sobre esta base se importaron y unificaron los registros procedentes de las otras tres fuentes: el CRM previo, el hotspot anterior y los archivos CSV acumulados. El resultado: 173.000 registros limpios y accionables, con más de 40.000 perfiles duplicados detectados y fusionados.

Tres fases en la limpieza de datos:

  • 1

    Normalización
    Estandarización de nombres, formatos de teléfono y direcciones de email.

  • 2

    Deduplicación con fuzzy matching
    Algoritmo de lógica difusa que identifica al mismo huésped aunque los registros no sean idénticos, creando un único perfil optimizado.

  • 3

    Eliminación automática de emails de OTAs y teléfonos genéricos de agencias
    W    orkflow permanente que filtra cada nuevo registro antes de incorporarlo a la base de datos.

Con la base de datos saneada, se configuraron los flujos de comunicación con el huésped y se lanzaron las primeras campañas de email marketing:

  • Confirmación de reserva vía WhatsApp

  • Comunicación pre-estancia vía WhatsApp, con información práctica sobre la llegada y servicios del hotel

  • Encuestas durante la estancia, enviadas automáticamente para conocer el grado de satisfacción del huésped y detectar incidencias

  • Post-estancia vía email, con agradecimiento y solicitud de reseña

  • Messaging Center con chatbot IA: centraliza todas las conversaciones con huéspedes en un único panel. El chatbot responde de forma automática al 80% de las conversaciones de WhatsApp, sin intervención del personal del hotel

  • Campañas de email marketing con hipersegmentación: repetidores, clientes por periodo, huéspedes que han dejado valoraciones altas, etc.

  • Doble beneficio 

  • Optimización y activación de la base de datos
  • Reducción de proveedores tecnológicos

4. El resultado: 173.000 registros limpios y más de 40.000 perfiles fusionados

En pocas semanas Seaclub pasó de una base de datos inutilizable a tener 173.000 registros limpios, con el 70% de emails con consentimiento explícito y 13.400 clientes repetidores identificados y listos para ser activados.

MÉTRICAS CLAVE

Perfiles limpios y accionables

173.000

Aceptan recibir información comercial

+70%

Perfiles duplicados fusionados en el proceso

+40.000

Clientes repetidores identificados y segmentables

13.400

«Depurar nuestros datos que provenían de fuentes diferentes ya era una gran necesidad. No solo se han depurado sino completado hasta tal nivel que habéis conseguido meter en la ficha de cada cliente su histórico de reservas pasadas. No importa el número de contactos, importa su calidad, poder segmentar y sobre todo, usar los datos con la tranquilidad de que son correctos».

Daniela Rohner

Directora Comercial Seaclub Alcadia

Nuestros aliados

El socio tecnológico necesario: el PMS de Tec-soft

Una solución como la que se implantó en Seaclub no es posible sin una integración perfecta con el PMS: Journeytok recibe cada reserva en tiempo real, actualiza perfiles automáticamente y puede devolver información al PMS sin intervención manual.

Tec-soft tiene una implantación muy relevante en el mercado hotelero español, con especial presencia en Baleares. Tony Feliu y su equipo entienden que el PMS de un hotel es parte de un ecosistema formado por distintas herramientas que deben comunicarse y entenderse entre sí y trabajan activamente para que eso sea posible. La integración con Journeytok es una muestra de ello.

Los hoteles que trabajan con Tec-soft, y que eligen Journeytok como CRM, tienen la garantía de encontrar una integración ya construida, probada y afinada, sin desarrollo por delante ni incertidumbre sobre la compatibilidad. Pueden empezar a trabajar con garantías y datos fiables desde el primer día.

“Con Journeytok tenemos un objetivo compartido: que todas las herramientas tecnológicas del hotel se complementen y se entiendan entre sí. Llevamos años construyendo esa integración y el resultado habla por sí solo. Nuestros clientes en común tienen una de las implementaciones más sólidas del mercado”.           Tony Feliu, CEO de Tec-soft

Muchos hoteleros llevan años con una base de datos inutilizada por miedo a perder el histórico al realizar el cambio. Seaclub ha demostrado que una migración bien ejecutada no borra el pasado sino que lo activa y lo rentabiliza. 

173.000 registros limpios. 40.000 perfiles fusionados. 13.400 clientes repetidores identificados. Sobre esa base, el guest journey automatizado y campañas de email con hipersegmentación que aumentan la venta directa. 

¿Tu hotel podría convertir años de datos dispersos en su activo comercial más valioso?

 Seaclub lo está haciendo. Y tú también puedes.

FAQ – Preguntas frecuentes

Un CDP (Customer Data Platform) es un sistema que centraliza los datos de huéspedes procedentes de múltiples fuentes  (PMS, hotspot, CRM, OTAs) y los unifica en un único perfil por persona. A diferencia de un CRM, que gestiona comunicaciones, el CDP resuelve primero el problema del dato: quién es realmente ese huésped, cuántas veces ha estado y cómo contactarle con consentimiento. Journeytok actúa como CDP para hoteles: recoge, limpia y activa el dato del huésped desde una sola plataforma.

 

El proceso combina tres fases: normalización de datos (estandarizar nombres, emails y teléfonos), deduplicación con fuzzy matching (algoritmos que identifican al mismo huésped aunque sus registros tengan variaciones) y fusión de perfiles en un único registro consolidado. La limpieza no termina ahí: un workflow permanente filtra cada nuevo registro que entra, eliminando emails de OTAs y contactos genéricos antes de que contaminen la base de datos. En el caso de Seaclub, se fusionaron más de 40.000 perfiles duplicados.

No. La limpieza de una base de datos hotelera no elimina el historial de estancias, sino que lo reorganiza. El proceso consolida registros duplicados, estandariza formatos y elimina contactos inservibles, pero toda la información relevante sobre estancias anteriores queda integrada en el perfil unificado del huésped. El resultado es un histórico más completo y fiable que el de partida.

Journeytok tiene integraciones nativas con los principales PMS del mercado, entre ellos Tecsoft. Una integración nativa bidireccional significa que los datos fluyen en tiempo real en ambas direcciones sin intervención manual. Para los hoteles que ya trabajan con Tecsoft, la integración está construida y lista: no hay desarrollo adicional necesario.

Depende del volumen y del número de fuentes de origen, pero el proceso de Journeytok está diseñado para ser ágil. En el caso de Seaclub, con cuatro fuentes distintas y años de datos dispersos, la limpieza completa dejó 173.000 registros accionables en dos semanas aproximadamente. 

La migración a Journeytok no interrumpe la operativa del hotel. El proceso se ejecuta en paralelo: mientras se importan y limpian los datos históricos, el hotel sigue funcionando con normalidad. La integración con el PMS se activa de forma progresiva y los flujos de comunicación se configuran y prueban antes de ponerse en marcha. En el caso de Seaclub, la temporada arrancó con la plataforma completamente operativa y los flujos automatizados funcionando desde el primer día.