¿Te acuerdas de cuando compraste ese CRM que iba a cambiar la vida de tu hotel?
Ese que prometía automatizarlo todo, multiplicar tus reservas directas y convertir cada huésped en cliente fiel para toda la eternidad.
¿Y qué pasó?
Que acabaste con una base de datos caótica, un equipo que no sabe qué hacer con él y la sensación de haber tirado el dinero.
Lo hemos visto demasiadas veces: hoteles que llevan años acumulando datos sin ningún sentido. Bases de datos con miles y hasta cientos de miles de clientes convertidas en auténticos vertederos digitales: duplicados, triplicados, campos vacíos, información contradictoria, segmentación aleatoria, etc.
Y con un CRM que, en lugar de ayudarles a ordenar ese caos, apenas te permite enviar una campaña (genérica, por supuesto) a clientes de los que, en el mejor de los casos, solo conoces su nombre.
Una base de datos optimizada es la condición mínima para que todas esas funciones avanzadas que ofrece, o debería ofrecerte un software de gestión hotelera, puedan llevarse a cabo con éxito
Tener una base de datos limpia es solo el principio
Porque si tu CRM se limita a guardar contactos ordenados y enviar emails el día 3 de cada mes, te estás quedando muy atrás. En 2025, un CRM hotelero moderno debería ofrecerte mucho más. Por ejemplo:
- Automatizar de verdad el guest journey al completo, desde que el cliente hace la reserva hasta después de dejar el hotel, incluyendo la gestión de pagos o el check-in online.
- Permitirte comunicar con tus huéspedes a través de los canales que más utilizan, por ejemplo, por WhatsApp (95% de apertura)
- Ofrecerte datos exactos del rendimiento de cada campaña (euros generados es una métrica mucho más útil que «tasas de apertura»)
- Integrarse con todo tu ecosistema tecnológico (PMS, channel manager, motor de reservas)
- Un equipo de soporte que esté ahí siempre que lo necesitas
Journeytok hace exactamente esto, y más. Y no es por casualidad sino porque llevamos más de una década escuchando las necesidades de los hoteleros: qué echan en falta, qué necesitan para trabajar mejor, qué les haría la vida más fácil.
Hemos construido nuestro CRM sobre 6 fortalezas que cubren: inteligencia de datos, automatización completa del guest journey, conectividad omnicanal, arquitectura modular, fiabilidad probada y soporte.
Pero antes de explicártelas una por una, déjame que te presente a Ana, Carmen, Javier y Carlos. Una representación de esos hoteleros que, de alguna u otra forma, han tenido que lidiar con CRMs que no han cumplido sus expectativas.
Algunos de los retos que afrontan los hoteleros en 2025
«Tengo una base de datos espectacular… que no sé cómo usar»
Ana es directora de marketing de una cadena de 26 hoteles. Hace dos años que trabajamos con ella. Cuando contactó con nosotros nos contó, con una mezcla de resignación y frustración, algo como esto:
«Sé que mi base de datos vale oro. O debería valer oro. Pero mi CRM solo me deja segmentar por ‘clientes nuevos’ o ‘repetidores’. Si quiero hacer una campaña inteligente para un perfil concreto —familias con niños pequeños que reservaron habitaciones con vistas en agosto— tengo que descargarme un excel del PMS, cruzar datos, limpiar duplicados, buscar a los que cumplan el perfil… Es tan agotador que al final hago campañas genéricas para todo el mundo y cruzo los dedos para que funcione de alguna manera.»
«Gestionar pagos de reservas flexibles es mi infierno particular»
También queremos hablarte de Carmen, directora de un hotel boutique de 40 habitaciones. Carmen llegó a nosotros para que le ayudáramos con sus historias de terror que, tristemente, nos suenan demasiado:
«Cada mañana es lo mismo. Mis recepcionistas se pasan media mañana llamando a clientes para recordarles que tienen que pagar el resto de la reserva. Enviamos emails que nadie abre, hacemos llamadas que caen en el buzón de voz… Y muchas de esas reservas acaban siendo ‘no shows’. Luego está el tema del check-in que, con la nueva normativa, supone una inversión de tiempo enorme que demasiadas veces se traduce en colas en recepción. Y aún hay más: gestión de facturas, solicitar feedbacks después de la estancia… Todo manual, uno por uno. Es un caos absoluto. Mi equipo no da abasto con tareas repetitivas que, la verdad, deberían estar automatizadas.»
«Mi CRM es una isla incomunicada»
Javier, director de operaciones de un hotel urbano, nos resumía así su desesperación:
«Tengo un CRM conectado al PMS, pero se ve que no se llevan nada bien. También tengo un portal cautivo que capta mails que hay que gestionar aparte. El check-in online es de otro proveedor. WhatsApp ni lo planteamos porque parece un lío tremendo. Cada herramienta es una isla. No sabemos a qué datos recurrir para email marketing ni cómo montar automatismos porque tenemos tal cacao de proveedores que no sabemos ni por dónde empezar.»
«La tecnología sin equipo detrás no vale nada (lo aprendí por las malas)»
Carlos dirige una pequeña cadena de 3 hoteles. Nos contó su experiencia con su anterior proveedor de CRM y por qué al final se vino con nosotros:
«Contraté un CRM que sobre el papel era perfecto. Tenía todas las funcionalidades que necesitaba. El precio estaba bien. Todo genial.
Los primeros tres meses fueron buenos, o casi buenos, porque algunas de las funcionalidades no iban del todo finas. A partir del cuarto mes empezamos a tener problemas más serios, y ahí se torció todo.
Abría tickets que tardaban 4-5 días en responderse. Y la mayoría de las veces recibía respuestas de manual que no resolvían nada.
Un día, en plena temporada alta, se cayó la integración con el PMS. Los datos no fluían. Las reservas nuevas no aparecían en el CRM. Abrí un ticket con prioridad máxima. Tardaron 36 horas en responder, ¡treinta y seis horas!. Me dijeron que ‘escalaban el caso al departamento técnico’ y que ‘me avisarían’.
Pasaron dos días más sin noticias. Ahí ya me cansé y decidí que necesitaba algo diferente. No solo una herramienta que funcione, sino un equipo que responda cuando las cosas se tuercen.»
Qué cambia con Journeytok
Si te has sentido identificado con uno o varios de estos testimonios te invitamos a que sigas leyendo. Vamos a contarte las 6 fortalezas que definen a Journeytok como la evolución del CRM hotelero y por qué es la solución que necesitas para resolver estos y otros retos de tu día a día.
Fortaleza 1: Más Inteligente
Journeytok consolida información de tu PMS, channel manager, Wi-Fi y web. Usa Inteligencia Artificial para eliminar duplicados automáticamente, normalizar campos y enriquecer perfiles sin que tengas que mover un dedo.
También te ofrecemos la posibilidad de que diseñes tus propios workflows para automatizar la gestión de datos según las necesidades específicas de tu hotel. Los workflows son reglas inteligentes de procesamiento de información con un objetivo claro: eliminar tareas manuales repetitivas relacionadas con la organización y etiquetado de tu base de datos. Puedes saber más sobre cómo funcionan haciendo clic aquí: Cómo mantener la calidad de los datos en tu CRM hotelero: el poder de los WORKFLOWS en Journeytok – JourneyTok
¿El resultado? Segmentar deja de ser una odisea y se convierte en cosa de dos clics:
- «Familias que reservaron por Booking una habitación triple en verano»
- «Parejas sin niños que prefieren vistas al mar y reservan con menos de 15 días»
- «Clientes frecuentes que no han vuelto en el último año»
Y un dato que nos gusta compartir: esta segmentación inteligente, combinada con la captación de datos a través de Wifreezone (nuestro portal cautivo) y con una buena estrategia de marketing, ha permitido a nuestros clientes aumentar su venta directa hasta en un 1500%.
MIL QUINIENTOS POR CIEN (permitidnos el uso justificado de las mayúsculas y las negritas🙏)
Fortaleza 2: Más Automatizado
La gestión manual de pagos devora horas de recepción y genera «no shows» completamente evitables. Journeytok automatiza todo el proceso de una forma tan elegante como discreta:
El sistema envía recordatorios automáticos de pago vía WhatsApp (con tasas de un 95% de apertura) con un link directo a la pasarela de pago. El huésped paga en dos clics desde su móvil. Sin llamadas incómodas. Sin emails inadvertidos en la bandeja de entrada. Sin comisiones extra que te coman el margen.
Y si finalmente, el cliente no ejecuta el pago, tu equipo lo sabe inmediatamente y puede actuar: liberar la habitación o escalar el contacto.
📊 Caso real: Nommadas Jero (Valencia) – Hotel sin recepción física
Merche Gutiérrez, directora comercial del Sweet Hoteles, comparte los resultados tras implementar check-in online y automatización de pagos con Journeytok en el hotel Nommadas Jero, en Valencia. Nommadas opera sin recepción física, por lo que la automatización no es una opción sino una necesidad absoluta.
- ✅ 85% tasa de adopción de check-in online
- ✅ 60% reducción de no-shows
- ✅ -90% carga administrativa de pagos
«Para nosotros, que no tenemos recepción física, la automatización de pagos y check-in es crítica. Journeytok nos permite ofrecer una experiencia fluida sin intervención manual. Los huéspedes realizan todos los trámites cómodamente desde su móvil antes de su llegada al hotel.»
— Merche Gutiérrez, Directora Comercial, Hotel Nommadas Jero Valencia
Automatizaciones que acompañan todo el Guest Journey
Las herramientas tradicionales te dejan «programar un envío», pero estamos en 2025, no nos vamos a conformar con eso, ¿verdad?.
Journeytok acompaña al huésped en cada momento de su viaje, desde que reserva hasta mucho después de que se haya marchado:
- Confirmación de reserva por WhatsApp con ofertas de cross-selling o up-selling (sin agobiar, que no queremos espantar a nadie).
- Recordatorio automático de pagos con link a pasarela (sí, ya lo hemos dicho, pero es que es tan bonito y funciona tan bien…😍).
- Invitación a check-in online vía WhatsApp (¿reducir las colas en recepción? Sí, por favor, gracias).
- Feedback durante la estancia (conseguimos más del 50% de respuesta, y evitamos muchas, pero que muchas, reseñas negativas).
- Recordatorio de check-out el día de salida.
- Solicitud inteligente de reseña post-estancia (en el momento justo).
- Campaña de reactivación con ofertas personalizadas basadas en su historial.
Todo automático. Los huéspedes se sienten atendidos. Tu equipo recupera tiempo. Todo el mundo gana (excepto las OTAs😉).
Fortaleza 3: Más Conectado
Email: 20-25% de apertura. WhatsApp: 95-100%
No es una estimación random a ojo. Son datos reales de nuestros clientes operando ahora mismo, respaldados por estudios del sector sobre tasas de apertura en mensajería instantánea.
Journeytok capta el teléfono de los huéspedes (sí, también de los que llegan por OTAs, esa información que las plataformas nunca te dan) e integra WhatsApp de forma nativa como canal prioritario.
¿El resultado? Las comunicaciones críticas —recordatorio de pago, invitación a check-in, encuesta de satisfacción— llegan, se ven y se responden. No se pierden en la carpeta de spam ni en el limbo de los emails sin leer desde 2014.
📊 Caso real: Dear Madrid
Francisco Sebrango, hotel manager en Dear Madrid, comparte el impacto de integrar WhatsApp como canal prioritario con Journeytok:
- ✅ +500 pagos automáticos gestionados vía WhatsApp
- ✅ 200 horas ahorradas al personal de recepción
«WhatsApp cambió por completo nuestra operativa. Los pagos se gestionan automáticamente, las confirmaciones llegan al instante, y nuestro equipo de recepción recuperó cientos de horas que antes perdían persiguiendo confirmaciones por teléfono o email».
— Francisco Sebrango, Hotel Manager, Dear Madrid
Integraciones ágiles (porque tus sistemas necesitan entenderse)
Nos conectamos con tu PMS, channel manager, motor de reservas, cerraduras y pasarelas de pago con integraciones ágiles que funcionan de verdad. Los sistemas se comunican entre sí y puedes dejar de ser el puente humano que conecta veinte herramientas que apenas se conocen.
Trabajamos con los principales PMS del mercado hotelero y ofrecemos una integración bidireccional fluida que permite el flujo automático de datos entre sistemas.
Fortaleza 4: Más adaptable
Algunas soluciones te obligan a elegir entre todo o nada. Journeytok es un CRM modular. Nuestro CRM es la base, el corazón del sistema. Sobre él, activas los módulos que tu hotel necesita en cada momento:
- Wifreezone: para captar datos de todos tus huéspedes alojados (no solo del titular de la reserva) y alimentar tu base de datos cumpliendo con la LOPD.
- Check-in Online: si necesitas optimizar procesos y reducir colas en recepción (spoiler: lo necesitas).
- Messaging Center con Chatbot IA: si quieres que el 80% de las consultas se resuelvan sin intervención humana y centralizar todas las conversaciones en una sola interfaz.
Cada módulo puede implementarse y funcionar de forma independiente. Pero cuando los integras con el CRM, no solo se suman: se potencian entre sí.
Fortaleza 5: Más Fiable
Más del 95% de los hoteles que prueban Journeytok deciden quedarse con nosotros.
Por eso celebramos cada piloto como si fuera una venta cerrada. Porque sabemos que si nos pruebas, vas a ver el valor desde el primer momento.
Cuando combinas tecnología que funciona + equipo que responde, la gente no se quiere ir. Y nosotros encantados, claro.
Fortaleza 6: Más Cercano
Aquí no hay tickets que desaparecen en un agujero negro de los que nunca más se sabe. Hay personas con nombres y apellidos que conocen tu hotel, entienden tu operativa y te responden en tu idioma.
Te acompañamos desde el día uno:
- → Configuramos las integraciones con lo que ya tienes
- → Diseñamos contigo los primeros flujos que más sentido tienen para tu hotel
- → Te formamos en todo lo necesario para que le saques partido a la herramienta
- → Si algo no funciona, lo ajustamos
- → Estamos disponibles cuando nos necesitas
Como nos contaba Carlos: «No solo necesito una herramienta que funcione, sino un equipo que responda cuando las cosas se tuercen«.
Y eso es exactamente lo que ofrecemos.
Recapitulando (porque ha sido largo, lo sabemos)
Tu hotel también necesita evolucionar. El sector hotelero está en transformación permanente. Tus huéspedes esperan respuestas inmediatas, la reputación online es cada vez más determinante, las OTAs se llevan hasta el 25% de cada reserva, tu equipo no tiene tiempo para tareas manuales que no aportan valor…
Journeytok es la respuesta a todos estos desafíos.
Las 6 fortalezas de Journeytok:
- ✓ Más Inteligente: Inteligencia de datos real (CDP + CRM) y métricas de ROI que realmente importan
- ✓ Más Automatizado: Automatización completa del guest journey (de verdad, no solo enviar emails programados)
- ✓ Más Conectado: WhatsApp integrado de forma nativa e integraciones ágiles con todo tu ecosistema
- ✓ Más Adaptable: Arquitectura que crece contigo a tu ritmo
- ✓ Más Fiable: 95% de hoteles que se quedan tras el piloto
- ✓ Más Cercano: Equipo que te acompaña y no desaparece tras la venta
¿Quieres ver por qué el 95% de los hoteles que nos prueban se queda con nosotros?
Te enseñamos en 30 minutos cómo podemos ayudarte en la operativa de tu hotel y en la relación con tus huéspedes. Al grano con lo que necesites. Una demo personalizada y orientada a resultados.
Y si después de la demo, decides que Journeytok no es para ti, no pasa nada. A nosotros nos encanta charlar con hoteleros y tú habrás pasado un ratito hablando con gente que te entiende. ¿Te animas?
Preguntas frecuentes sobre Journeytok (FAQ)
¿Qué es un CRM hotelero y por qué lo necesito?
Un CRM hotelero es un software especializado que te ayuda a gestionar la relación con tus huéspedes durante todo su viaje: desde la reserva hasta después de su estancia. A diferencia de un CRM genérico, está diseñado específicamente para las necesidades del sector hotelero: integración con PMS, gestión de reservas, automatización del guest journey, normalización de datos de múltiples fuentes (Wi-Fi, motor de reservas, OTAs) y comunicación omnicanal.
Lo necesitas porque en 2025 los huéspedes esperan atención personalizada, los márgenes son cada vez más ajustados por la presión de las OTAs, y tu equipo no puede perder tiempo en tareas manuales que deberían estar automatizadas.
¿Journeytok se integra con mi PMS actual?
Sí. Journeytok se integra con los principales PMS del mercado hotelero mediante integraciones bidireccionales que permiten el flujo automático de datos entre sistemas. Durante la demo evaluamos tu stack tecnológico actual y te confirmamos la compatibilidad.
¿Cuánto tiempo tarda la implementación de Journeytok?
La implementación típica tarda alrededor de una semana. El proceso incluye: configuración inicial, integración con tus sistemas actuales, diseño de flujos automatizados personalizados y formación completa de tu equipo.
¿Journeytok es adecuado para hoteles pequeños o solo para cadenas?
Journeytok está diseñado para hoteles de todos los tamaños: desde boutique hotels de 20 habitaciones hasta cadenas con múltiples propiedades. La arquitectura modular te permite activar solo las funcionalidades que necesitas, haciendo que sea escalable y rentable independientemente del tamaño de tu establecimiento.
¿Cuánto cuesta Journeytok?
El precio de Journeytok varía según el tamaño de tu hotel, los módulos que necesites y las integraciones requeridas. Trabajamos con un modelo de suscripción mensual sin permanencia. Durante la demo te ofrecemos un presupuesto personalizado basado en tus necesidades específicas. La mayoría de nuestros clientes recuperan la inversión en 12-18 meses gracias al incremento de venta directa y la reducción de costes operativos.
¿Qué pasa con el soporte técnico? ¿Estaréis disponibles cuando tengamos problemas?
Sí, y es una de nuestras mayores fortalezas. A diferencia de otros proveedores donde los tickets desaparecen en agujeros negros, en Journeytok tendrás acceso a un equipo humano que conoce tu hotel y responde cuando lo necesitas. No trabajamos con respuestas automáticas de manual: resolvemos problemas reales. Como dice Carlos, uno de nuestros clientes: «No solo necesitaba una herramienta que funcione, sino un equipo que responda cuando las cosas se tuercen.»
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Sobre Journeytok: Journeytok es un CRM hotelero especializado que ayuda a hoteles independientes y cadenas a optimizar la gestión de huéspedes, automatizar el guest journey, incrementar la venta directa y reducir costes operativos mediante inteligencia artificial, automatización y comunicación omnicanal.
