Huelva, España — Noviembre 2025
Hay una frase que nos encanta escuchar en boca de nuestros clientes: “lo tengo todo bajo control con mi base de datos”.
Porque seamos honestos, la realidad es que la mayoría de base de datos son un desastre. No te lo tomes a mal, esto no es un reproche. Sabemos que es algo inevitable (cuando no tienes Journeytok😉) y los datos te llueven de mil sitios: el PMS, el channel manager, el motor de reservas, el wifi, los formularios web, las integraciones con otras herramientas… además de lo que tu equipo teclea a mano cuando suena el teléfono.
Cada sistema tiene su propio criterio artístico para enviarte la información:
- Unos te ponen el nombre en MAYÚSCULAS AGRESIVAS
- Otros en minúsculas susurradas
- Algunos se conforman con colocarte la inicial del apellido (Juan P. ¿hola?, ¿quién eres amigo?🤨)
- El teléfono a veces viene con +34, otras sin él
- Campos vacíos por doquier
- Duplicados, triplicados, cuadruplicados…
Sí, tienes 15.000 fichas de clientes, pero la mitad están incompletas, un tercio son duplicados y el resto… 🤞.
Y claro, luego pretendes hacer marketing personalizado, sin saber si “Juan Pérez” y “Juan P.” son la misma persona.
Dos capas de inteligencia trabajando para ti (mientras duermes)
1. Algoritmos inteligentes: el equipo invisible que nunca descansa
Funcionan desde el minuto uno, sin que tengas que configurar nada ni pensar en ello.
Son como tener un equipo obsesivo-compulsivo poniendo orden en tu base de datos 24/7, haciendo cosas como:
- Detección y fusión de duplicados
La IA identifica cuando «Juan Pérez Gómez» (con email juan@hotel.com) y «J. Pérez» (con el mismo email) son el mismo cliente. El sistema fusiona automáticamente ambas fichas conservando toda la información, normaliza el formato de nombres, teléfonos y emails, y te deja una única ficha limpia.
- Enriquecimiento automático de perfiles
Cruza datos de diferentes fuentes (PMS, wifi, web, reservas anteriores) para completar campos vacíos. Si el PMS no trae el idioma, el sistema detecta el idioma a partir del teléfono y lo añade automáticamente a su ficha.
- Validación continua
Marca automáticamente emails que rebotan, teléfonos con formato incorrecto, y datos inconsistentes para que no pierdas tiempo enviando campañas a contactos que no funcionan.
Todo esto pasa solo. Sin supervisión. Sin que nadie toque nada.
Es la primera capa de inteligencia. La base que garantiza que tus datos estén siempre limpios.
2. Workflows adaptados a ti
Aquí el potencial es ilimitado. Los workflows son flujos que tú diseñas para automatizar la gestión de datos según las necesidades específicas de tu hotel. Son reglas inteligentes de procesamiento de información con un objetivo claro: eliminar tareas manuales repetitivas relacionadas con la organización y etiquetado de tu base de datos.
Y aquí es donde voy a contarte la historia de Laura, porque ella configuró uno de estos workflows que le hizo la vida un poco (o bastante) más fácil.
La historia de Laura (con final feliz)
Laura es la directora de marketing de una cadena hotelera con 12 propiedades en España. Su sistema técnico funcionaba perfecto: reservas llegando desde todos los canales, importándose al CRM automáticamente, fichas creándose sin problemas.
Todo bonito. Todo bien.
Bueno, no del todo, si no no nos habría llamado para contarnos su caso.
Laura estaba harta, no, muy harta, de tener que hacer un proceso manual que le consumía mucho tiempo, que no era otro que marcar en cada ficha de la base de datos de su CRM si el cliente había aceptado o no recibir comunicaciones comerciales por email.
Cada semana, ella o alguien del equipo tenía que invertir parte de su valioso tiempo en:
1️⃣ Entrar a las reservas del CRM
2️⃣ Filtrar por un canal de venta específico
3️⃣ Buscar cliente por cliente
4️⃣ Marcar uno a uno: Este sí puede recibir emails”
Todo esto, cuando en su cadena había un canal de venta específico que, para aplicar un 15% de descuento, exigía legalmente aceptar comunicaciones comerciales.
Traducción: Si reservabas por ahí con ese paquete, ya habías aceptado cumpliendo felizmente con la RGDP.
Tiempo invertido: No quieren ni contarlo. Todas las semanas. Para ordenar un dato que el sistema capta pero que se pierde en el camino.
“Todos los meses lanzamos newsletters y promociones, a veces dejábamos a los nuevos clientes fuera de estas comunicaciones porque nadie había actualizado la lista, y es que a nadie le sobraba el tiempo para ponerse con esta tarea”
Hay trabajos manuales que son inevitables y otros, como éste, que se resuelve, de una vez y para siempre, aplicando un workflow en menos de 5 minutos.
La solución: un workflow fácil y eficiente que hizo de Laura una persona más feliz
Éste era su caso particular, su problema, su necesidad específica.
Así que, tras hablar con ella, le configuramos un workflow súper simple:
Cuando entre una nueva reserva a través de ese canal y, con el descuento del 15% aplicado:
Haz esto automáticamente:
- Modifica el campo “consentimiento comercial” = SÍ ✅
Tiempo de configuración: 5 minutos
Complejidad técnica: Ninguna.
Coste extra: Cero. Nada. Gratis.
Los números que hacen a Laura llorar de emoción
Desde octubre de 2024, cuando activaron el workflow:
- 0 horas semanales en etiquetado manual (antes: 4 horas)
- 100% de clientes marcados automáticamente (antes: dependía de que alguien no se olvidara)
- 0 errores humanos al buscar y etiquetar (antes: ~5% de errores por cansancio/despiste)
“Gracias a este workflow nos hemos quitado de encima una de esas tareas tediosas a la que nadie quería atender, además, nos ha abierto los ojos a otras posibilidades de automatización de más tareas manuales”
Otros ejemplos de workflows
La belleza de los workflows es que pueden adaptarse a las reglas internas de cada hotel y hacer cosas para ti que ningún sistema puede hacer de modo predefinido.
Algunos ejemplos reales de nuestros clientes:
Hotel urbano de negocios:
- Regla: Si la reserva es de lunes a jueves + incluye desayuno = etiquetar como “Cliente corporativo” (segmentación muy útil a la hora de lanzar promociones).
Cadena hotelera con programa de fidelización:
- Regla: Sii es la tercera reserva del cliente en cualquier hotel de la cadena = marcar «Cliente programa fidelización». Si ya es miembro del programa + hace reserva = actualizar campo «Puntos acumulados» según tarifa.
Marca de alojamientos rurales:
- Regla: Si en la encuesta pre-stay señala “Prefiere ser contactado por whatsapp” asignar etiqueta “Whatsapp” a campo “forma de contacto preferida”.
¿Ves cómo funciona? Cada uno configuró su workflow según su negocio. No son funciones genéricas. Son reglas que tienen sentido para ellos.
Combinar algoritmos inteligentes con workflows te puede cambiar la vida (a mejor)
Los algoritmos inteligentes te ahorran el trabajo básico de mantener la base de datos limpia. Son como tener un asistente que ordena tu escritorio todos los días sin que se lo pidas.
Los workflows te ahorran trabajos específicos relacionados con tu base de datos. Ese proceso que tú haces en tu hotel o esa regla particular que tiene sentido en tu negocio.
Diferencias entre usar workflows y no usarlos:
❌ Perder tiempo en tareas mecánicas todas las semanas
✅ Que el sistema lo haga solo mientras tú haces cosas útiles
❌ Limitar tus campañas porque alguien olvidó “ordenar la base de datos”
✅ Base de datos ordenada y optimizada 24/7
❌ Tus empleados no conocen a sus clientes
✅ Cada cliente cuenta con etiquetas que lo definen
❌ Cometer errores por cansancio o despiste
✅ Cero errores porque los workflows no se cansan
❌ Tu equipo frustrado
✅ Tu equipo feliz
Vale, y por dónde empiezo
Para activar los algoritmos inteligentes:
Relájate. Ya están funcionando en tu CRM Journeytok. No tienes que hacer nada. Disfrútalos.
Para activar los workflows:
Paso 1: Detecta esos trabajos que haces manuales para afinar tu base de datos:
¿Qué hace tu equipo todas las semanas que es mecánico, repetitivo y relacionado con procesar/etiquetar datos?
Paso 2: Configura tu primer workflow
Empieza con uno solo. El que más tiempo te quite. Si tienes alguna duda, te ayudamos a configurarlo.
Paso 3: Mide lo que ahorras
¿Cuántas horas recuperaste? ¿Cuántos errores evitaste? ¿Tu equipo está más contento?
Recapitulando (para los que os vais saltando párrafos)
Journeytok trabaja en dos capas para mantener tu base de datos impecable:
1. Algoritmos inteligentes (funcionan solos desde el día 1)
- Normalizan formatos
- Detectan y fusionan duplicados
- Enriquecen perfiles
- Validan contactos
2. Workflows (los configuras según tus necesidades)
- Automatizan tus reglas específicas de gestión de datos
- Eliminan tareas manuales repetitivas de procesamiento de información
- Aplican tu lógica de negocio particular sin intervención humana
En el caso de Laura: pasó de dedicar horas semanales a una tarea ingrata, a configurar un workflow que hace este trabajo para ella cada vez que entra una reserva que cumple SUS condiciones específicas.
Si en tu hotel hay alguien haciendo tareas repetitivas con datos que “el sistema ya conoce”, estás tirando tiempo (y dinero) que podrías recuperar con una automatización de 5 minutos.
¿Quieres dejar de perder tiempo en tareas mecánicas?
Si estás leyendo esto y pensando “ufff.. si yo pudiera quitarme esta tarea de encima”, tenemos una conversación pendiente.
Sin compromiso. Cuéntanos tu caso y te ayudamos a identificar qué workflows podrían ahorrarte horas semanales de trabajo.
Sobre Journeytok: CRM especializado para hoteles. Optimizamos y normalizamos la base de datos con algoritmos inteligentes (que funcionan desde día uno) y workflows personalizables (que configuras según tu negocio). Automatizamos el guest journey. Ofrecemos módulos independientes –Wifreezone (hotspot), Check-in Online, Messaging Center (Chatbot IA)– que complementan al CRM o pueden implementarse de forma independiente. Ya son cientos de hoteles en España, Portugal y Latinoamérica los que usan Journeytok para eliminar tareas manuales y aumentar su venta directa.
